Leuker kunnen we het wel maken BPUG- Best Practice User Group – van ‘best’ naar ‘what next’

Een jaarlijks seminar zinvol? De BPUG, de vereniging die zich bezighoudt met de ‘best practices’ van project-, programma- en portfoliomanagement vindt dat zeker wel. Hun jaarlijkse seminar is voor leden en niet-leden dé gelegenheid om van vakgenoten cases uit de praktijk te horen, kennis en ervaringen uit te wisselen.

Over dit jaarlijkse BPUG seminar sprak ik Jack van Grunsven (projectmanager bij KWD Projectmanagement). Hij draait mee in de organisatiecommissie voor het jaarlijkse seminar. De editie van 2019 vindt plaats op 20 juni. Ik ken Jack al een tijdje, want we hebben jaren samengewerkt in de commissies die verantwoordelijk zijn voor de IPMA Projectmanagement Parades. Dat hij nu met een klein groepje enthousiastelingen bezig is met de voorbereidingen – van idee tot en met uitvoering – vindt Jack ‘als vanouds leuk om te doen’.

Op het gebied van project-, programma- en portfoliomanagement worden inmiddels door heel wat partijen netwerk- en inhoudelijke bijeenkomsten georganiseerd. Desondanks mag het BPUG seminar zich nog wel steeds verheugen op een constante deelname van zo’n kleine 400 project, programma- en portfoliomanagers. Dat mag je zeker succesvol noemen. Maar toch: meer van hetzelfde is een keer uitgewerkt. Dus vroeg ik Jack: wat gaat goed en wat kan er verbeterd of vernieuwd worden?

Jack noemt een paar pluspunten die de organisatiecommissie zeker wil houden:
• Een programma met bekende en aansprekende keynote sprekers. Als deelnemer zorg je er bij bent. En je gaat niet tijdens de theepauze naar huis, maar je blijft tot het einde.
• Een ruime keuze aan praktische workshop, zodat je als deelnemer kunt kiezen wat bij je expertise en ervaring past.
• De financiële drempel voor leden van BPUG is laag. De kosten voor een jaar lidmaatschap zijn zeer betaalbaar. Deelname aan het seminar is bij de kosten inbegrepen. Geen belemmeringen om te komen.
• Trouwe sponsoren die het seminar financieel en inhoudelijk mede mogelijk maken.

Jack heeft op basis van zijn jarenlange ervaring in de organisatiecommissie van de Projectmanagement Parade nog wel een aantal tips:
• Maak een factsheet voor nieuwe én voor bestaande sponsoren waarin staat wat het sponsorpakket inhoudt en wat de voordelen van het sponsorschap zijn.
• Maak een factsheet voor (niet-)leden en geef daarin antwoord op vragen als: waarom zou je lid worden of blijven van BPUG, waarom zou je deelnemen aan het seminar. Handig om medewerkers te helpen bij het overtuigen van hun baas.
• Besteed ook aandacht aan de kwaliteit en begeleiding van de sprekers. De sessies worden verzorgd door vakgenoten die een case presenteren. Goed zijn in je vak wil nog niet zeggen dat je ook goed en interactief kunt presenteren. De meeste sprekers zijn blij met deze begeleiding – en het publiek zeker.

Hoe zorgt u ervoor dat uw seminar of congres goed bezocht wordt en blijft? Bij een kopje koffie neem ik graag samen met u de organisatie van uw seminar of congres door en bespreken we wat er beter en anders kan. Bel (06-17918591) of stuur een mail naar atty@a5congresbureau.nl.

Dit artikel is geschreven door Atty van der Schoot. Ervaren congresorganisator en organisator van (jaar)congressen, bijeenkomsten en evenementen voor stichtingen, kleine en (middel)grote vak- en brancheverenigingen.