Wat kan ik voor u doen?

Congresorganisatie

Heeft u al eens een congres georganiseerd? Dan weet u dat het veel van uw tijd en energie - en van uw organisatie - kan opslokken. Bekend met een congres organiseren of niet, laat mij u helpen. Samen ontwikkelen we een inspirerend programma en vinden we de beste sprekers en sponsors.

Natuurlijk blijft u altijd 'in control'. U en uw collega's zijn immers de inhoudelijke deskundigen en weten precies wat er op uw vakgebied speelt. U kunt zelf volledig gefocust blijven op de congresinhoud. Tijdens het congres zelf kunt u zich richten op het programma en op de deelnemers. Ik zorg voor alle tijdrovende, praktische details.

Wat kan ik voor u doen

Wilt u op onderdelen samenwerken of alles uitbesteden? Tijdens onze eerste bespreking inventariseren we o.m. het doel van uw congres en wat u en uw organisatie nodig hebben om het tot een succes te maken.

Overzicht van de werkzaamheden die ik voor u kan uitvoeren:
Conceptontwikkeling

  • vaststellen doel congres en beoogde deelnemers
  • adviseren over aantrekkelijk format
  • adviseren over het programma

Sprekers

  • benaderen geselecteerde sprekers
  • afspraken maken met sprekers
  • ontvangst en begeleiden sprekers

Sponsors

  • adviseren over geschikte organisaties en sponsorpakketten
  • benaderen sponsors
  • onderhandelen met sponsors
  • ontvangst en begeleiden sponsors

Projectmanagement

  • opstellen en monitoren projectplan inclusief tijdpad
  • opstellen plan van aanpak
  • vaststellen gedetailleerd script voor congresdag
  • coördinatie vrijwilligers

Financieel management

  • opstellen begroting en bewaken budget
  • financiële administratie

Logistiek en accommodatie

  • selectie locatie en onderhandelingen
  • management en coördinatie catering en benodigde en materialen
  • coördinatie en check techniek

Projectsecretariaat

  • uitvoeren van voorkomende administratieve werkzaamheden
  • aanspreekpunt deelnemers, sprekers en sponsors
  • coördinatie en uitnodigingen en inschrijvingen

Promotie congres

  • adviseren marketing/communicatieplan
  • opstellen uitvoeringsplan en monitoren uitvoering
  • redactie communicatie-uitingen
  • afnemen interviews betrokken experts

Registratie deelnemers

  • faciliteren online deelnemersregistratie
  • bijhouden administratie deelnemers
  • financiële coördinatie

One site coördinatie

  • contracteren hostessen
  • verzorgen badges en deelnemerslijsten
  • ontvangst en registratie deelnemers
  • begeleiden sprekers en sponsors
  • coördineren vrijwilligers

Nazorg

  • financiële afwikkeling (verzenden facturen, monitoren betalingen)
  • opstellen gedetailleerd financieel rapport
  • online evaluatie ervaringen deelnemers, sprekers, sponsors
  • opstellen rapport met leerpunten en aanbevelingen
  • nagesprek met opdrachtgever

Loopt u al een tijdje rond met een goed idee voor een congres? Ik nodig u graag uit voor een kop koffie om te bespreken hoe we hiervan ook in de praktijk een succes maken.

Bel: 06-17918591 of mail info@a5congresbureau.nl