Congresorganisatie
Heeft u al eens een congres georganiseerd? Dan weet u dat het veel van uw tijd en energie - en van uw organisatie - kan opslokken. Bekend met een congres organiseren of niet, laat mij u helpen. Samen ontwikkelen we een inspirerend programma en vinden we de beste sprekers en sponsors.
Natuurlijk blijft u altijd 'in control'. U en uw collega's zijn immers de inhoudelijke deskundigen en weten precies wat er op uw vakgebied speelt. U kunt zelf volledig gefocust blijven op de congresinhoud. Tijdens het congres zelf kunt u zich richten op het programma en op de deelnemers. Ik zorg voor alle tijdrovende, praktische details.
Wat kan ik voor u doen
Wilt u op onderdelen samenwerken of alles uitbesteden? Tijdens onze eerste bespreking inventariseren we o.m. het doel van uw congres en wat u en uw organisatie nodig hebben om het tot een succes te maken.
Overzicht van de werkzaamheden die ik voor u kan uitvoeren:
Conceptontwikkeling
- vaststellen doel congres en beoogde deelnemers
- adviseren over aantrekkelijk format
- adviseren over het programma
Sprekers
- benaderen geselecteerde sprekers
- afspraken maken met sprekers
- ontvangst en begeleiden sprekers
Sponsors
- adviseren over geschikte organisaties en sponsorpakketten
- benaderen sponsors
- onderhandelen met sponsors
- ontvangst en begeleiden sponsors
Projectmanagement
- opstellen en monitoren projectplan inclusief tijdpad
- opstellen plan van aanpak
- vaststellen gedetailleerd script voor congresdag
- coördinatie vrijwilligers
Financieel management
- opstellen begroting en bewaken budget
- financiële administratie
Logistiek en accommodatie
- selectie locatie en onderhandelingen
- management en coördinatie catering en benodigde en materialen
- coördinatie en check techniek
Projectsecretariaat
- uitvoeren van voorkomende administratieve werkzaamheden
- aanspreekpunt deelnemers, sprekers en sponsors
- coördinatie en uitnodigingen en inschrijvingen
Promotie congres
- adviseren marketing/communicatieplan
- opstellen uitvoeringsplan en monitoren uitvoering
- redactie communicatie-uitingen
- afnemen interviews betrokken experts
Registratie deelnemers
- faciliteren online deelnemersregistratie
- bijhouden administratie deelnemers
- financiële coördinatie
One site coördinatie
- contracteren hostessen
- verzorgen badges en deelnemerslijsten
- ontvangst en registratie deelnemers
- begeleiden sprekers en sponsors
- coördineren vrijwilligers
Nazorg
- financiële afwikkeling (verzenden facturen, monitoren betalingen)
- opstellen gedetailleerd financieel rapport
- online evaluatie ervaringen deelnemers, sprekers, sponsors
- opstellen rapport met leerpunten en aanbevelingen
- nagesprek met opdrachtgever
Loopt u al een tijdje rond met een goed idee voor een congres? Ik nodig u graag uit voor een kop koffie om te bespreken hoe we hiervan ook in de praktijk een succes maken.
Bel: 06-17918591 of mail info@a5congresbureau.nl